Документи и указания за партньори

ПО ОТВОРЕНИ ПОКАНИ през 2018 и 2019 Г.

/за документи и указания за партньори по отворени покани от 2021 г. вижте ТУК/

Уважаеми партньори,

щастливи сме, че имаме възможност да работим заедно в реализацията на проекта Европейска столица на културата.

За Ваше удобство, публикуваме линкове с информация, за стартиране на дейност, публичност и отчетност.

Молим Ви да се запознаете и с Указанията за бенефициенти /обновени с валидност спрямо отворена покана "Наследство"/, които създадохме с цел улесняване на работата по отворените покани от 2016 г., но в тях има полезна и често общо-валидна информация и за последващите отворени покани.

Всеки от Вас, получава същата информацията и лично по електронен път от проектния мениджър, работещ за Вашия проект във Фондация "Пловдив 2019", но за референция може да ползвате и следните линкове.

1. Стартиране на дейност

След като получите потвърждение, че проектът ви е одобрен и можем да пристъпим към подписване на договор, следва да ни предоставите:

Актуализиран бюджетен формуляр, в който е заложената точната сума, гласувана за вашия проект. Промяната на целия бюджет, следва да не изменя надолу процента на предвидено лично участие, т.е. заложеното по апликация процентно съотношение трябва да бъде запазено или да бъде променено, само в полза на по-голямо лично участие.
Актуализиран апликационен формуляр - с оригинални подпис / печат;
Удостоверение за наличие или липса на задължения на основание чл.87 ал.6 ДОПК. Как се издава вижте тук.
Удостоверение за актуално състояние на кандидатстващата организация - юридическо лице или копие на лична карта за физическите лица заедно с копие на документ, удостоверяващ вписване в Регистър БУЛСТАТ /или аналогичен регистър в държавата, в която са установени/
Свидетелство за съдимост на лицето, представляващо кандидата – оригинал;
декларация за статута по ЗДДС - по образец
Декларация за участие и достоверност на информацията и авторство (по образец), част от пакета за кандидатстване.
Декларация за изпълнение на изискванията за право на кандидатстване (по образец), част от пакета за кандидатстване.
Договор, по образец, част от пакета за кандидатстване.
Запис на заповед - бланка
Технически носител със сканирани гореописаните документи.

Моля, имайте предвид, че всички документи минават одобрение през електронна система за финансово управление и контрол с пет нива на съгласуване, което може да доведе до забавяне, за което молим за Вашето търпение след изпращане на документите.

Моля, имайте предвид, че се признават разходи, направени след датата на сключване на договора, а ако се налага да използвате от личните средства по проекта между обявяването на официалните резултати и подписването на договора - това е приложимо с подписване на допълнително споразумение.

2. Указания за публичност

Моля, да имате предвид, че е необходимо да следвате указанията за използване на логото на Фондация "Пловдив 2019" и изискванията за публичност на събитията. От ТУК може да свалите детайлите.

3. Анкети за посещаемост

Като част от реализацията на проектите и отчитане на публики, моля да предвидите попълване на анкета към участващи и публика. Няма задължително изискване, да разпространявате анкетата на хартия. Може да направите разпространението и по електронен път, като пренесете попълването в електронен формуляр за анкети и да ни изпратите резултатите от попълнените анкети. Линкът за попълване може да публикувате в социални профили, сайта на проекти и пр. Ето анкетата в doc и pdf формати.

4. Отчет

След стартиране на дейността по проекта, моля да имате предвид необходимостта от съблюдаване на разходите именно така, както са описани в бюджета, който, както и апликационната форма са неразделна част, както от договора така и от признаването на разходите.

В срок от 30 /тридесет/ работни дни от датата на изтичане на срока за изпълнение на Проекта, освен ако не е упоменато друго в договора, бенефициентът депозира във Фондацията отчетен доклад за изпълнението на Проекта. Отчетният доклад се състои от две части: описателен отчет и финансов отчет. Изтеглете от ТУК папка с всички основни указания и бланки, които са ви необходими за отчет на проекти по отворена покана НАСЛЕДСТВО.

Във финансовия отчет подробно се описва разходването на всички допустими разходи по проекта, съгласно бюджета – както безвъзмездната помощ, предоставена от Фондацията, така и разходването на собствения принос на Бенефициента. Към финансовия отчет задължително прилагате опис и заверени копия на разходо-оправдателни документи, удостоверяващи реално извършените разходи /които са идентични със заложеното в бюджета при кандидатстване/. Бланка за финансов отчет, изтеглете от ТУК.

Описателният отчет обхваща описание на цялостната дейност по Проекта - цел, реализация, резултати и дали и до каква степен реализацията е адекватна на заложеното по проект. Бланка за описателния отчет, изтеглете от ТУК. Бланка на Протокол на искане за плащане може да изтеглите ТУК. Към отчетния доклад се прилага и доказателствен материал за предприетите от мерки за информация и публичност - това могат да бъдат снимки, копия на статии, линкове към интернет сайтове, екземпляри от публикувани и разпространени информационни материали (брошури, листовки, плакати и др.), видео материали и други. Снимковият материал може да бъде изпратен и по електронен път.

Съобразете отчета си с:

Разходо-оправдателните документи (фактури, граждански договори, платежни от банката за извършени плащания, рекапитулации, приемо-предавателни протоколи и др.) подредени и описани подред, спрямо пера в бюджета.
Попълнен формуляр за финансов отчет, който включва опис на собствения принос и субсидия от Фондация "Пловдив 2019" по реда описан в одобрения бюджет.
Попълване на описателен отчет по образец с описание на дейностите.
Прилагане на анкети, проведени по време на публични събития, част от реализацията на проекта.
Бланка за отчет на доброволен труд.
С внасяне на отчет, Бенефициентът следва да декларира своя статут на регистрирано или нерегистрирано лице по ЗДДС - бланка.

Указания отчет

Изтеглете от ТУК папка с всички основни указания и бланки, които са ви необходими за отчет на проекти по отворена покана НАСЛЕДСТВО.