Документи и указания за партньори по отворени покани през 2021/2022 г.

ДОКУМЕНТИ И УКАЗАНИЯ ЗА ПАРТНЬОРИ ПО ОТВОРЕНИ ПОКАНИ през 2021/2022 г.

Уважаеми партньори,

щастливи сме, че имаме възможност да работим заедно в реализацията на проекта Европейска столица на културата.

За Ваше удобство публикуваме систематизирани детайли и линкове с информация за стартиране на дейност, публичност и отчетност по проекти, одобрени през отворени покани през 2021 г. Обърнете внимание на специалната забележка към протоколите по отворени покани Наследство II: "Журито обръща изрично внимание, че в случаи когато е класирано физическо лице, регистрирано по Булстат и/или юридическо лице, едноличен търговец – лицето с което се сключва договорът с Фондация „Пловдив 2019“, трябва да е различно от лицето, което ще извършва дейности /творчески и/или административни/ по проекта, тъй като самоназначение е недопустимо."

Молим Ви да се запознаете и с Указанията за бенефициента /периодично обновявани от първата отворена покана през 2016 до сега – 2021 г./, които създадохме с цел улесняване на работата, предоставяйки полезна и често общовалидна информация.

Всеки от Вас получава същата информацията и лично по електронен път от проектния мениджър, работещ за Вашия проект във Фондация "Пловдив 2019", с когото ви препоръчваме да сте в постоянна връзка за всички текущи въпроси, проблеми и предложения, но за референция може да ползвате и настоящите документи и информация.

1. СТАРТИРАНЕ НА ДЕЙНОСТ

След като получите потвърждение, че проектът ви е одобрен и можем да пристъпим към подписване на договор, следва да подготвите и да изпратите, първо по електронен път, на вашия проектен мениджър, а после и на хартиени екземпляри:

Актуализиран бюджетен формуляр, в който е заложена точната сума, гласувана за вашия проект. Промяната на целия бюджет, ако такава се налага, следва да не изменя процента на предвидено лично участие, т.е. заложеното по апликация процентно съотношение трябва да бъде запазено или да бъде променено само в полза на по-голямо лично участие. Хартиеният екземпляр трябва да е с оригинални подпис / печат по приложимост.
Актуализиран апликационен формуляр с актуализиран график и дейности, ако се налага промяна. Хартиеният екземпляр трябва да е с оригинални подпис / печат по приложимост.
Удостоверение за наличие или липса на задължения на основание чл.87 ал.6 ДОПК. Как се издава – вижте тук.
Удостоверение за актуално състояние на кандидатстващата организация – юридическо лице или копие на лична карта за физическите лица заедно с копие на документ, удостоверяващ вписване в Регистър БУЛСТАТ /или аналогичен регистър в държавата, в която са установени/.
Свидетелство за съдимост на лицето, представляващо кандидата – оригинал;
Декларация за статута по ЗДДС - по образец;
Декларация за участие и достоверност на информацията и авторство (по образец - част от пакета за кандидатстване). Хартиеният екземпляр трябва да е с оригинални подпис / печат по приложимост;
Декларация за изпълнение на изискванията за право на кандидатстване (по образец - част от пакета за кандидатстване). Хартиеният екземпляр трябва да е с оригинални подпис / печат.
Договор, по образец, част от пакета за кандидатстване /първоначално се изпраща с попълнени Ваши данни само по електронен път. Хартиен екземпляр с Вашите подписи следва на малко по-късен етап, за който ще бъдете уведомени от проектния Ви мениджър/.
Запис на заповед – по образец.
Актуално удостоверение от банка за наличие на активна банкова сметка на кандидата – заверено копие.
Декларация готовност за изпълнение – примерна бланка.
Технически носител със сканирани гореописаните документи.

Имайте предвид, че всички документи минават одобрение през електронна система за финансово управление и контрол с пет нива на съгласуване, което може да доведе до забавяне, за което молим за Вашето търпение след изпращане на документите.

Имайте предвид, че се признават разходи, съгласно изрично упоменатия срок на валидност на проекта по договор или по анекс, към договора.

Всички изменения по договора, ако такива са наложителни – в това число и изменения на график и вид на дейности, пера по бюджета – задължително следва да се инициират от бенефициента във възможно най-ранен етап от настъпването на необходимостта от промяна, задължително в периода на действие на договора. Те се ратифицират с подписване на анекс между страните.
Изменение на договора, включително на приложенията към него се прави в писмена форма. В случай че е необходима „несъществена промяна“ на договора, бенефициентът уведомява с писмо Фондация „Пловдив 2019“. След писмено съгласуване от страна на Фондацията промяната може да бъде извършена. Уведомителното писмо следва да съдържа ясна обосновка относно обстоятелствата, налагащи изменението. За „несъществена промяна“ на договора се счита промяна на мястото на изпълнение на дейностите при обективни и непредвидени обстоятелства; обосновано увеличаване на количествените показатели по заложените дейности, без това да води до промяна на обхвата на публики, целевите групи и бюджета на проекта; увеличаване или намаляване на разходите по бюджетни пера в размер на общо до 10% от стойността на проекта, но не повече от 50 000 лв., без това да води до увеличаване на общия размер на отпусната безвъзмездна финансова помощ по проекта. Всички други случаи, извън посочените, се считат за „съществена промяна“. Във всички случаи на „съществена промяна“ на договора, тя се извършва чрез сключване на допълнително споразумение (анекс) към договора по взаимно съгласие на двете страни.
Генерираните от проекта приходи се отчитат и могат да бъдат използвани от Бенефициента за финансиране на дейности по проекта, отчитайки приходите като собствен принос. След приключване на проекта, при наличие на печалба /остатък от генерираните приходи/, същите се разпределят между Бенефициента и Фондацията в процентно съотношение, равно на съотношението между размера на финансовата помощ и размера на собствения принос на Бенефициента съгласно договора. От сумата на допустимите и верифицирани разходи се приспадат приходите, генерирани по настоящия проект, дължими и разпределени в полза на Фондацията.
Бенефициентът е длъжен да извършва всички плащания по Проекта, които са на стойност над 500 лв. (петстотин лева или левовата равностойност на съответната валута), по безкасов път. Изискването важи и за плащания на стойност под 500 лв., представляващи част от парична престация по договор, чиято стойност надвишава 500 лв. При нарушаване на горните изисквания Фондацията не верифицира извършените разходи.
Разходите за изпълнение на дейност са допустими за срока на действие на договора, като на верифициране подлежат само първични разходооправдателни документи, които са издадени след датата на сключване на договора до неговото прекратяване или в сроковете когато е бил спрян или продължен с изрично подписан между страните анекс.

2. УКАЗАНИЯ ЗА ПУБЛИЧНОСТ

Имайте предвид, че е необходимо да следвате указанията за използване на логото на Фондация "Пловдив 2019" и изискванията за публичност на събитията. От ТУК може да свалите детайлите.

3. АНКЕТИ ЗА ПОСЕЩАЕМОСТ и МОНИТОРИНГ НА СЪБИТИЯТА

Като част от реализацията на проектите и отчитане на публики, имайте предвид изискването за попълване на анкета към участващи и публика. Няма задължително изискване да разпространявате анкетата на хартия. Може да направите разпространението и по електронен път, като пренесете попълването в електронен формуляр за анкети и да ни изпратите резултатите от попълнените анкети. Линкът за попълване може да публикувате в социални профили, сайта на проекти и пр. Ето анкетата в doc и pdf формати.

4. ОТЧЕТ

След стартиране на дейността по проекта, имайте предвид необходимостта от съблюдаване на разходите именно така, както са описани в бюджета, който, както и апликационната форма, са неразделна част, както от договора, така и от признаването на разходите. Всяко изменение по тях се разрешава единствено и само с подписване на анекс, който е в периода на договора. След края на периода на договора, съгласно сроковете, описани в същия, не може да бъдат правени никакви промени.

Съгласно изискването в договора, бенефициентът депозира във Фондацията отчетен доклад за изпълнението на проекта. Отчетният доклад се състои от две части: описателен отчет и финансов отчет.

Във финансовия отчет подробно се описва разходването на всички допустими разходи по проекта, съгласно перата по бюджета – както финансовата помощ, предоставена от Фондацията, така и разходването на собствения принос на Бенефициента. Към финансовия отчет задължително прилагате опис и заверени копия на всички разходо-оправдателни документи, удостоверяващи реално извършените разходи /които са идентични със заложеното в бюджета при кандидатстване/, както и всички съпътстващи разплащанията или удостоверяващи разхода документи. Бланка за финансов отчет за проектите по Наследство 2 изтеглете от ТУК, всички проекти по категория Фестивали и големи събития, които имат право на междинен отчет и ще се възползват от него следва да попълват следната таблица за междинен и финален отчет. От ТУК изтеглете таблицата за отчет за проектите по отворена покана Наследство. Съгласно условията в таблиците – попълва двукратно – веднъж за стойността, предоставена от Фондацията, и веднъж за собствения принос от Бенефициента.
Описателният отчет обхваща описание на цялостната дейност по проекта - цел, реализация, резултати и дали и до каква степен реализацията е адекватна на заложеното по проект. Бланка за описателния отчет изтеглете от ТУК.
Бланка на Протокол на искане за плащане може да изтеглите от ТУК.

Към отчетния доклад се прилага и доказателствен материал за предприетите активности за информация и публичност - това могат да бъдат снимки, копия на статии, линкове към интернет сайтове, екземпляри от публикувани и разпространени информационни материали (брошури, листовки, плакати, книжни издания и др.), видео материали и други. Снимковият материал може да бъде изпратен и по електронен път.

СЪОБРАЗЕТЕ ОТЧЕТА СИ С:

Разходо-оправдателните документи (фактури, граждански договори, сметки за изплатени суми, платежни от банката за извършени плащания, рекапитулации, приемо-предавателни протоколи и др.) трябва да са подредени и описани подред, спрямо перата в бюджета.
Попълнен формуляр за финансов отчет, за проектите по отворена покана Наследство 2, като всички проекти по категория Фестивали и големи събития, които имат право на междинен отчет и ще се възползват от него, следва да попълват следната таблица за междинен и финален отчети, добавена към пакета с изисквани документи за отчет през юли 2021 г. Това е формуляр за финансов отчет, за проектите по отворена покана Наследство. Формулярите се попълват по два пъти, веднъж за собствения принос и веднъж за субсидията от Фондация "Пловдив 2019" и задължително следват реда, описан в одобрения бюджет.
Попълване на описателен отчет по образец с описание на дейностите.
Прилагане на анкети, проведени по време на публични събития, част от реализацията на проекта.
Бланка за отчет на доброволен труд.
С внасяне на отчет, Бенефициентът следва да декларира своя статут на регистрирано или нерегистрирано лице по ЗДДС - бланка.
Примерен приемо-предавателен протокол.
Примерна бланка за опис на платежни нареждания.
Примерна бланказа Протокол от заседание на екипа за организация и управление на проекта
Указания за бенефициента.